Poste(s) à pourvoir dans les services centraux de l'AEFE

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L'AEFE lance périodiquement des appels à candidatures pour des postes à pourvoir dans ses services centraux localisés à Paris et à Nantes ou des postes de délégués de la direction dans le réseau.

Gestionnaire – instructeur RH vacataire F/H (Nantes)

Implantation géographique : 1 allée Baco, 44015 Nantes
Poste ouvert aux : agents contractuels
Type de recrutement : vacation  à compter du 1er  avril 2019 pour une durée de trois mois
Candidature souhaitée jusqu’au : 3 mars 2019

Description du poste

Au sein du bureau du conseil, appui et dialogue social de la direction des ressources humaines, le gestionnaire-instructeur est chargé plus particulièrement de l’instruction des dossiers suivants :

  • organisation, secrétariat et suivi des commissions paritaires centrales D (personnels de direction et IEN) et C (personnels administratifs) ; rédaction des procès-verbaux et consultations écrites ;
  • gestion et suivi des campagnes de promotion et d’avancement des personnels du 1er degré, des personnels de direction et d’inspection (PERDIR) et des inspecteurs de l’Éducation nationale (IEN) ainsi que les dossiers de réintégration ;
  • suivi et gestion des décharges syndicales ;
  • suivi et gestion des demandes de cumuls d’activités ;
  • suivi des stages des personnels de direction ;
  • suivi et répartition du courrier du service dans le service (enregistrement et envoi des courriers du bureau et suivi des réponses sur un tableau de bord ; archivage numérique des différents courriers) ; secrétariat du service ;
  • participation à la démarche qualité interne.

Il abonde les tableaux de bord du service relatif aux dossiers qui lui sont confiés.
 
À télécharger :

Fiche de poste : gestionnaire – instructeur RH F/H (Nantes)

Chef du service programmation, analyse et du contrôle de gestion des établissements en gestion directe F/H (Paris)

Implantation géographique : 23 place de Catalogne, 75014 Paris
Poste à pourvoir à compter du : 1er septembre 2019
Poste ouvert aux : fonctionnaires civils de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics qui en dépendent relevant des grades d'attaché à attaché hors classe (ou grades équivalents). Recrutement par voie statutaire de détachement sur contrat (3 ans).
Candidature souhaitée jusqu’au : 18 mars 2019

Description du poste

Au sein de la direction des affaires financières et du contrôle de gestion (DAFCG), le service de la programmation, analyse et du contrôle de gestion des établissements en gestion directe (EGD) assure le pilotage et la programmation pluriannuelle financière.

  • Il participe à l’élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs et à leur consolidation.
  • Il veille à la bonne gouvernance des EGD en exerçant des missions de contrôle de gestion et de contrôle interne de ces établissements.
  • Il produit des analyses techniques et exerce des fonctions de pilotage des EGD lors des conférences de pilotage des ressources (CPR), et procède à l’examen des actes uniques de gestion et la gestion des personnels de droit local sous plafond d’emplois des EGD.
  • En lien avec le service immobilier, il accompagne la programmation immobilière.
  • Ce service assume également le suivi et le conseil relatifs à la mise en œuvre du contrôle interne budgétaire (CIB), à la commande publique et accompagne les EGD sur leurs politiques d’achats publics.
  • Le service est composé du chef de service et de 2 contrôleurs de gestion (de catégorie A).
  • Le chef de service participe plus particulièrement à la mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière du réseau des EGD de l’Agence.
  • Il participe à la programmation, à la mise en œuvre et au suivi de la politique financière et du contrôle de gestion des EGD. Il est chargé de la consolidation des budgets des EGD (458 M€ annuels).
  • Expert financier, il apporte conseil à sa hiérarchie dans la préparation et l’exécution de la prospective budgétaire, dont la programmation immobilière et la masse salariale des EGD.
  • Il anime le réseau des EGD dans le cadre de formations et du dialogue de gestion (conférences de pilotage des ressources).

Profil souhaité

  • Expérience significative dans le domaine du suivi de crédits et crédits d’emplois
  • La connaissance de la GBCP (Décret n°2012-1243 du 7 novembre 2012) serait appréciée
  • Motivation pour une expérience dans un établissement public d’importance expérience dans un service juridique recherchée

 
À télécharger :

Fiche de poste : chef du service programmation, analyse et du contrôle de gestion des établissements en gestion directe F/H (Paris)

Adjoint au chef de secteur Afrique et Océan Indien en charge des affaires administratives et financières F/H (Paris)

Implantation géographique : 23 place de Catalogne, 75014 Paris
Poste à pourvoir à compter du : 1er septembre 2019
Poste ouvert aux : fonctionnaires civils de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics qui en dépendent de catégorie B+ à A. Recrutement par voie statutaire de détachement sur contrat (3 ans).
Candidature souhaitée jusqu’au : 18 mars 2019

Description du poste

Sous la responsabilité d’un chef de secteur AEFE, l’adjoint en charge des affaires administratives et financières assure le lien entre les établissements du réseau et les différents services concernés de l’Agence en vue de l’application de la réglementation administrative, financière, juridique et sociale. Il assure l'intérim en cas d'absence du chef de secteur.

Chargé de fonctions d’expertise et de gestion, il participe par ses analyses à l’aide à la décision pour une meilleure gestion tant des établissements que des rapports de ceux-ci à l’Agence dans le cadre d’objectifs partagés s’inscrivant dans la mise en œuvre des politiques publiques ministérielles et interministérielles.
Il intervient en appui pour l'organisation de la commission mutualisation pour l’analyse de l'évaluation de ce dispositif et pour le conseil auprès des établissements mutualisateurs du réseau.
Chaque adjoint en charge des affaires administratives et financières peut se voir confier une mission spécifique transversale.

Le secteur Afrique assure le pilotage et le suivi administratif et financier de 74 établissements scolaires situés en Afrique sub-Saharienne (32 pays). 3 sont en gestion directe, 34 sont conventionnés et 37 ont signé un accord de partenariat avec l’AEFE. Sous la direction du chef de Secteur Maghreb/Océan indien, l’adjoint aura également en charge les établissements de l’Océan indien (4 pays), 1 en gestion directe, 12 conventionnés et 12 partenaires.

Missions principales

Contrôle de gestion :

  • analyse et contrôle des budgets et des comptes financiers des établissements conventionnés ;
  • suivi et contrôle des facturations au titre des participations financières des établissements ;
  • conseil et assistance dans les domaines budgétaires et financiers, en particulier dans la gestion des emplois et de la masse salariale ;
  • instruction et présentation des dossiers de demande de subventions et suivi de leur utilisation ;
  • participation au suivi financier des programmes immobiliers ;
  • analyse du budget initial, des budgets rectificatifs et des comptes financiers des établissements mutualisateurs ;
  • suivi des passations de service dans les établissements conventionnés ;
  • suivi des accords de partenariat, des conventions et de la révision des statuts des APE ;
  • suivi des personnels de droit local dans les établissements conventionnés.

Analyse sectorielle :

  • préparation, de notes pays en vue de l’aide à la décision ;
  • analyse transversale de dossiers administratifs ou financiers ;
  • mise en œuvre des conférences de pilotage des ressources avec les établissements en gestion directe et les établissements conventionnés ;
  • analyse financière sur pièces et/ou sur place des établissements conventionnés en relation avec le service de l’appui et du développement du réseau (SADR), suivi de ces recommandations.

Tâches organisationnelles :

  • participation aux travaux de formalisation et à l’évolution des outils de présentation budgétaire ;
  • participation à des groupes de travail à la réalisation de fiches techniques, du guide de gestion des établissements conventionnés, de circulaires, d’un canevas d’analyse des établissements conventionnés et à la mise en œuvre du dispositif de la mutualisation ;
  • mise en place et participation aux stages et séminaires en France ou à l’étranger ;
  • représentation du chef de secteur, en cas d’empêchement de ce dernier, aux réunions d’instructions d’un nouvel Ambassadeur, à la présentation de son plan d’action ou aux réunions préparatoires avec l’Inspection générale des affaires étrangères.

L’adjoint au chef de secteur en charge des affaires administratives et financières pourra en tant que de besoin participer au travail de la cellule de crise de l’Agence.  
 
À télécharger :

Fiche de poste : adjoint au chef de secteur Afrique et Océan Indien en charge des affaires administratives et financières F/H (Paris)

Chef de secteur géographique Maghreb Océan Indien F/H (Paris)

Implantation géographique : 23 place de Catalogne, 75014 Paris
Poste à pourvoir à compter du : 1er septembre 2019
Poste ouvert aux : fonctionnaires civils de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics qui en dépendent relevant des grades d’attaché principal à personnel de direction HC (ou grades équivalents). Recrutement par voie statutaire de détachement sur contrat (3 ans).
Candidature souhaitée jusqu’au : 18 mars 2019

Description du poste

  • Au sein des services centraux de l'AEFE, le chef du secteur géographique de la zone concernée participe, en liaison avec le conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC) adjoint, au pilotage et à l'animation du réseau des établissements français à l'étranger dans les zones dont il a la charge. Dans le cadre de ses fonctions, il échange régulièrement avec les autres secteurs géographiques pour garantir la cohérence des pratiques.
  • Il est l’interlocuteur permanent des établissements et des postes diplomatiques (SCAC) et est en contact régulier avec les différents partenaires et interlocuteurs de l’Agence (élus, MLF-OSUI, AIU, représentants des personnels, associations de parents, comités de gestion…) pour les sujets qui concernent son secteur.
  • En liaison avec les services concernés de l'Agence, il procède à l'examen et au suivi des projets d'établissement et s'assure, dans le cadre d’un dialogue, de leur cohérence (pédagogie, effectifs, carte des emplois, conférences de pilotage des ressources, immobilier, orientation, GRH, communication…) et de leur parfaite articulation avec la politique de l'Agence.
  • Il propose à la direction la répartition des moyens et des postes entre les établissements de sa zone et est étroitement associé au suivi des projets immobiliers et à la mise en sécurité des établissements.
  • En collaboration étroite avec le service d’aide et d’appui au développement du réseau et la direction des affaires financières et du contrôle de gestion de l’Agence, il est chargé de l’analyse du fonctionnement des établissements en gestion directe et des établissements conventionnés de son secteur, notamment par le développement des conférences de pilotage des ressources. Dans ce cadre, il participe au suivi des orientations fixées lors de ces conférences en cohérence avec le plan d’orientation stratégique de l’Agence.
  • Il participe en étroite liaison avec le service pédagogique au suivi des établissements partenaires et des campagnes d’homologation. - Il participe au recrutement des personnels expatriés du réseau, à toutes les étapes de la procédure (profil de poste, sélection des dossiers, entretien de recrutement, lettres de mission, séminaire des partants, suivi de la prise de fonction…).
  • Il préside les comités de pilotage de la mutualisation des zones qui le concernent en étroite collaboration avec les COCAC adjoints et il participe aux séminaires annuels des chefs d’établissement des zones de mutualisation de son secteur.
  • Il est membre de la cellule de crise de l’AEFE pour les pays dont il a la charge.
  • Il propose à la Direction des analyses de la situation et de l'évolution des établissements, d'un pays ou d'une zone géographique de son secteur.
  • Il intervient en tant qu’expert pour son secteur aux instances de l’Agence (Conseil d’administration, Comité technique, Commission nationale des bourses…).  

 
À télécharger :

Fiche de poste : chef de secteur géographique Maghreb Océan Indien F/H (Paris)

Secrétaire général adjoint en charge des relations extérieures, de l’évaluation et de la prospective F/H (Paris)

Implantation géographique : 23 place de Catalogne, 75014 Paris
Poste à pourvoir à compter du : 1er septembre 2019
Poste ouvert aux : fonctionnaires civils de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics qui en dépendent de catégorie A/A+. Recrutement par voie statutaire de détachement sur contrat (3 ans).
Candidature souhaitée jusqu’au : 31 mars 2019

Missions principales

Le secrétaire général adjoint en charge des relations extérieures, de l’évaluation et de la prospective est membre de l’équipe de direction. Il participe aux réunions ou groupes de travail organisés par tous les partenaires extérieures. Sous l’autorité du secrétaire général, il participe à la préparation des instances.

En lien avec la direction, il concourt à l’élaboration, la mise en cohérence et la validation des orientations et des documents administratifs réalisés par les services de l’Agence.

Il prépare les déplacements et les dossiers préparatoires aux missions, les réunions et les entretiens du directeur de l’AEFE. Il participe à l’étude, l’analyse et la gestion des dossiers traités par la direction, ainsi qu’à l’élaboration des outils d’aide à la décision.

Sous l’autorité du secrétaire général, il contribue à la mise en œuvre de la politique générale menée par l’Agence et à la bonne coordination de ses services. À ce titre il est chargé du pilotage du dispositif de la mutualisation.

Il participe en tant que de besoin aux réunions ou groupes de travail organisés en interne ou en externe (séminaires, regroupements…). Dans ce cadre, il peut être amené à représenter l’AEFE dans les instances extérieures (séminaires, entretiens, réunions, manifestations).

En soutien de la direction et du secrétaire général, il répond aux sollicitations institutionnelles (rapports, audits…) et aux demandes des organismes extérieurs.

Missions spécifiques

Le secrétaire général adjoint chargé des relations extérieures, de l’évaluation et de la prospective est plus particulièrement chargé des dossiers suivants :

En tant que chargé des relations extérieures :

  • Il est responsable de l’agenda du directeur : organisation des déplacements en lien avec les postes diplomatiques, planification des entretiens externes et internes.
  • Il prépare en partenariat avec les autres services concernés, les éléments indispensables aux missions et entretiens du directeur, ainsi que les différents discours planifiés.
  • Il participe à l’organisation des séminaires et des manifestations institutionnelles sur le réseau français et étranger.
  • Il pilote la stratégie partenariale de l’agence et contrôle sa cohérence avec la politique générale de l’opérateur.
  • Il suit les enquêtes et les questionnaires transmis aux établissements du réseau par nos services.
  • Il rédige des notes générales et coordonne des projets transversaux.

En tant que chargé de l’évaluation et de la prospective :

  • Il réalise des indicateurs et des outils d’aide à la décision, avec la cellule des données, informations et statistiques.
  • Il traite les sollicitations des services du MEAE (indicateur RAP et PAP, suivi du contrat d’objectifs et de moyens, des conclusions de la réunion interministérielle sur l’enseignement français à l’étranger, de la lettre d’évaluation du directeur…)
  • Il administre les enquêtes, les études et les audits menés par les organismes extérieurs (Cour des comptes, inspection générale des finances…)
  • Il réalise un bilan du plan d’orientations stratégiques, en lien avec les établissements du réseau et les services de l’AEFE.
  • Il coordonne les services et élabore des documents prospectifs (plan d’orientations stratégiques, séminaires internes…)
  • Il analyse et coordonne des plans enseignements élaborés par les postes diplomatiques. Pour réaliser l’ensemble de ces missions, il dirige directement, sous l’autorité du secrétaire général, les services : communication et évènements, aide à la scolarité, cellule des données informations et statistiques.  

 
À télécharger :

Fiche de poste : secrétaire général adjoint en charge des relations extérieures, de l’évaluation et de la prospective F/H (Paris)

Chef du service de l'aide à la scolarité F/H (Paris)

Implantation géographique : 23 place de Catalogne, 75014 Paris
Poste à pourvoir à compter du : 1er septembre 2019. Une période de tuilage avec l’actuel chef de service est prévue.
Poste ouvert aux : agents titutalires de la fonction publique de catégorie A.
Candidature souhaitée jusqu’au : 31 mars 2019

Le service de l’aide à la scolarité est composé d’un chef de service, d’une adjointe, de huit gestionnaires et d’une secrétaire / assistante logistique.

Missions

En lien avec la direction des français à l’étranger et de l’administration consulaire (DFAE) du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, le chef du service de l’aide à la scolarité assure le pilotage du dispositif des bourses scolaires au bénéfice des enfants français résidant avec leur famille à l’étranger.

  • Sur un plan réglementaire, il élabore, dans le cadre des orientations générales définies par les tutelles, les règles fixant le fonctionnement du système en fonction des moyens qui lui sont alloués.
  • Sur un plan organisationnel, il encadre l’équipe en charge d’arrêter in fine les attributions décidées par la direction de l’Agence et assure le dialogue quotidien avec les services consulaires en charge de la gestion locale du dossier.
  • Sur un plan technique, il contribue à l’élaboration du cahier des charges fonctionnel des applications informatiques supportant le domaine.
  • Il entretient des relations régulières avec les nombreuses parties prenantes au fonctionnement ou au contrôle du dispositif, internes ou externes à l’administration (élus, tutelle du MEAE notamment).

Activités principales

Le chef de service :

  • Définit la réglementation et rédige l’instruction spécifique annuelle applicable au domaine ;
  • Assure le suivi, conjointement avec la direction des affaires financières, des moyens budgétaires alloués au dispositif : répartition des crédits entre les différents postes consulaires en liaison avec la tutelle (du MEAE (DFAE)), suivi des consommations, liquidation des subventions aux établissements ;
  • Encadre et gère l’équipe du service de l’aide à la scolarité de l’AEFE ;
  • Prépare et organise les travaux de la commission nationale des bourses scolaires (ordre du jour, organisation des travaux, définition des supports, intervention du directeur, conduite des débats…) ;
  • Contrôle, gère et participe avec l’appui du service des systèmes d’information à l’évolution des applications locale et centrale (SCOLA) ;
  • Apporte une assistance réglementaire et technique aux postes diplomatiques et consulaires ;
  • Instruit les dossiers de précontentieux et de contentieux en liaison avec le service des affaires juridiques ;
  • Rédige les réponses aux interventions, questions écrites ou orales des parlementaires ou des instances ;
  • Intervient devant les instances représentatives des familles françaises résidant à l’étranger (Assemblée des Français de l’étranger, fédérations de parents d’élèves, etc.) ;
  • Produit des documents de synthèse sur le fonctionnement du dispositif et sur l’activité du service.

 
À télécharger :

Fiche de poste : chef du service de l'aide à la scolarité F/h (Paris)

 

Gestionnaires au pôle des voyages et missions F/H (deux postes, Nantes)

Implantation géographique : 1 allée Baco, 44015 Nantes
Postes à pourvoir à compter du : 1er juin 2019
Postes ouverts aux : fonctionnaires civils de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics qui en dépendent relevant des grades d’adjoint administratif principal de 1ère classe à secrétaire administratif (ou grades équivalents). Recrutement par voie statutaire de détachement sur contrat (3 ans).
Candidature souhaitée jusqu’au : 12 avril 2019

Description du poste

Au sein du pôle voyages et mission de la direction des ressources humaines, le gestionnaire a pour missions principales :

  • la mise en place des voyages de nomination, de congés annuels et de fin de mission des personnels expatriés : établissement des ordres de mission et réservation des titres de transport, remboursement des frais de voyages annexes, saisie des demandes de paiement,
  • l’instruction des dossiers d’indemnités de changement de résidence : étude des dossiers, établissement du décompte d’état liquidatif, saisie dans l’application Ulysse, saisie des demandes de paiement,
  • l’établissement des décisions de congés annuels,
  • la gestion d’un portefeuille d’agents affectés dans plusieurs pays,
  • les relations avec les différents interlocuteurs (agents, établissements, agence comptable, services centraux de l’Agence).

 
À télécharger :

Fiche de poste : gestionnaires au pôle des voyages et missions F/H (deux postes, Nantes)

Adjoint au chef de secteur géographique Europe, chargé de l’organisation scolaire F/H (Paris)

Implantation géographique : 23 place de Catalogne, 75014 Paris
Postes à pourvoir à compter du : 1er septembre 2019
Postes ouverts aux : agents titulaires de la fonction publique de catégorie A exclusivement
Candidature souhaitée jusqu’au : 3 avril 2019

Description du poste

Au sein du secteur géographique Europe de l’AEFE, l’adjoint chargé de mission organisation scolaire assure, sous la responsabilité du chef de secteur, (et en lien le cas échéant avec le conseiller de coopération et d’action culturelle adjoint) l'appui au pilotage des établissements du réseau, en collaboration avec les différents services concernés de l’Agence et en relation avec les établissements. Il assure l'intérim en cas d'absence du chef de secteur. Il participe, par ses analyses à l’aide à la décision dans le cadre des objectifs de l'AEFE.

Chargé de la carte des emplois des établissements scolaires du secteur géographique, il est en contact permanent avec les établissements (conventionnés, en gestion directe et partenaires) et les postes diplomatiques du secteur pour répondre aux questions d’organisation scolaire et traiter les enquêtes de l’AEFE. Il assiste le chef de secteur et travaille en étroite collaboration avec l’adjoint chargé des questions financières. Il est associé à la gestion des situations de crises.

Il aide à la rédaction de notes diplomatiques et de courriels formels. Il est expert lors des comités techniques centraux de l’Agence et est en relation directe avec les organisations syndicales. Il participe également aux différentes instances et groupes de travail de l’AEFE (mutualisation, séminaires des nouveaux collaborateurs, ….).

Il peut être associé aux missions du service appui et développement du réseau (SADR) auprès des établissements, en tant que membre d’un secteur géographique et expert de l’organisation scolaire.

 
À télécharger :

Fiche de poste : adjoint au chef de secteur géographique Europe, chargé de l’organisation scolaire F/H (Paris)

Responsable pôle systèmes-sécurité informatique F/H (Nantes)

Implantation géographique : 1 allée Baco, 44015 Nantes
Postes à pourvoir à compter du : 1er juillet 2019
Postes ouverts aux : fonctionnaires civils de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics qui en dépendent de catégorie A. Recrutement par voie statutaire de détachement sur contrat (3 ans).
Candidature souhaitée jusqu’au : 12 avril 2019

Description du poste

Au sein du service des systèmes d’information, le responsable du pôle systèmes-sécurité, a la charge de la fourniture des services technologiques et des projets techniques, en assurant le bon fonctionnement des serveurs de l’AEFE, la disponibilité des applications et la continuité de service.

Il assure l'administration des systèmes et réseaux sous sa responsabilité. Il suit et analyse les performances en supervisant les environnements. Il mène des actions de maintenance correctives sur les systèmes en veillant à leur qualité. Il assure la rédaction des procédures, des documents d'exploitation et schémas d'architecture.

En tant que RSSI (responsable de la sécurité des systèmes d’information), il participe à la définition de la politique de sécurité de l’Agence et la met en œuvre. Il documente et met en place des solutions pour garantir la disponibilité, la sécurité et l’intégrité des systèmes d’information et des données au sein des services centraux de l’AEFE. Il est amené à assurer des missions de conseil auprès des établissements du réseau AEFE en matière de cybersécurité.

Responsabilités principales

  • Établir et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des technologies
  • Proposer et mettre en œuvre des éléments de continuité, disponibilité et sécurité
  • Participer à la définition de la politique de sécurité
  • Mettre en œuvre le plan de sécurité des systèmes d’information
  • Maintenir et faire évoluer l'infrastructure technique (serveurs, messagerie)
  • Installer des systèmes d'exploitation, réseaux et logiciels et assurer les montées de version des logiciels systèmes
  • Assister techniquement les chefs de projets études et développement
  • Encadrer un chef de projet technique (affecté à Paris) et un apprenti (affecté à Nantes)
  • Gérer des projets techniques
  • Assurer la surveillance de l’utilisation des ressources
  • Être interface avec les services de tutelle : responsable sécurité, administrateurs et exploitants du réseau et de la messagerie du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères
  • Assurer un support postes de travail et moyens technologiques (visioconférences, Wi-Fi, etc.) aux utilisateurs locaux (environ 70) et être l’interface des équipes de Help Desk ITSM du MEAE.

 
À télécharger :

Fiche de poste : responsable pôle systèmes-sécurité informatique F/H (Nantes)