FAQ voyages des agents expatriés

Foire aux questions relative aux voyages des personnels sous contrat d’expatrié AEFE

Je suis recruté par l’AEFE sous contrat d’expatrié. Y-a-t-il une aide financière pour mon déménagement ?

Oui, à l’occasion de la nomination et de la fin de mission. L’AEFE participe à la prise en charge des frais de changement de résidence (ICR), le dossier étant instruit par le bureau des voyages et des missions (BVM) de l’AEFE. Cette prise en charge se caractérise par le versement d’une indemnité forfaitaire de changement de résidence (ICR) prévue par le décret n° 86-416 du 12 mars 1986 modifié.

Il appartient toutefois à l’agent d’organiser lui-même son déménagement avec le prestataire de son choix (aucune liste de prestataire n’est transmise par le BVM).

Comment le montant de l’indemnité de changement de résidence est-il déterminé ?

Le montant de l’ICR est déterminé à partir de trois éléments :

  • Le droit à kilos selon la fonction exercée par l’agent et la composition de sa famille l’accompagnant effectivement à l’étranger.

 
 
Proviseur, principal, faisant fonction de chef d’établissement Enseignant 1er et 2d degré, directeur administratif et financier (DAF), adjoint au DAF, directeur d’école, IEN, coordonnateur
Agent 800 kg 500 kg
Conjoint 400 kg 300 kg
Enfant 200 kg 200 kg
 
  • Le coût du fret sur la distance entre la résidence administrative de départ et celle d’arrivée, conformément aux tarifs IATA déterminés au 1er juin de l’année en cours.
  • Les frais d’assurance et d’emballage/déballage.

Sont intégrés dans le calcul de l’ICR les ayants droit accompagnant effectivement l’agent à l’étranger.

Comment le versement de l’ICR s’effectue-t-il ?

Une estimation des droits à ICR de l’agent peut être faite par le bureau des voyages et missions, uniquement pour les agents en nomination.

Dès que la décision entraînant le changement de résidence lui a été notifiée, l’agent peut solliciter auprès du BVM le versement de l’ICR, qui s’effectue en deux versements attestés par l’envoi d’un décompte : 

  • Une part forfaitaire de droit de 80 % de l’ICR versée sur demande expresse de l’agent par la transmission au bureau des voyages et missions de l’AEFE du formulaire-type de demande de versement.

  • Un solde de 20 % sur demande expresse de l’agent par la transmission du formulaire-type au bureau des voyages et missions, accompagné de l’ensemble des pièces justificatives. Cette demande doit être formulée dans un délai maximum de six mois suivant la nomination ou la fin de mission. Ce solde n’est dû que si les frais de déménagement atteignent au moins les 2/3 du montant total de l’ICR.

À quel moment dois-je effectuer ma demande concernant l'ICR ?

Dès que l’agent expatrié a signé son contrat, il peut transmettre sa demande de versement de l’indemnité de changement de résidence, pour instruction du dossier par le bureau des voyages et missions (BVM) selon le calendrier indicatif suivant :

  • juin à juillet : ICR de nomination
  • août à septembre : ICR de fin de mission
  • octobre à février : soldes d’ICR

Quels types de voyage peuvent être pris en charge par l’AEFE ?

Trois types de voyages : les voyages de nomination, de fin de mission et de congés administratifs selon les dispositions réglementaires.

À l’occasion de son changement de résidence, l’agent expatrié a droit, pour lui et les membres de sa famille l’accompagnant effectivement dans sa nouvelle affectation, à la prise en charge directe par l’AEFE du voyage, entre sa résidence administrative en France et sa nouvelle résidence administrative à l’étranger.

Le contrat d’expatrié prévoit également la prise en charge du voyage de fin de mission, dans les mêmes conditions, ainsi que le voyage de congés tous les ans, deux ans ou trois ans, en fonction du pays où l’agent est affecté (voir l’arrêté du 6 février 2017 avec le tableau des temps de séjour).

Quand le voyage de nomination se déroule-t-il ?

La date de départ varie en fonction du lieu d’affectation.

Dans les pays qui suivent un calendrier scolaire de rythme Nord, les personnels sont nommés au 1er septembre et le voyage peut s’effectuer à compter du 15 août.

Dans les pays en rythme Sud, les personnels sont nommés à compter du 1er août, le voyage s’effectue alors à compter du 15 juillet. Lieux concernés : Argentine, Bolivie, Brésil (sauf Brasilia), Chili, Costa Rica, Pérou, Uruguay, Vanuatu.

À Pondichéry (Inde), les personnels sont nommés au 15 juillet et le voyage s’effectue à compter du 1er juillet.

La date de départ des ayants droit peut être reportée jusqu’à six mois après la prise de fonction de l’agent.

À l’occasion d’un changement de résidence entre deux postes à l’étranger, la prise en charge du voyage inclut le passage par la résidence habituelle en France ou, à défaut, le passage par Paris.

Quelles sont les conditions requises pour le voyage de fin de mission ?

À la fin de la mission, l’agent et ses ayants droit ayant séjourné dans le pays d’affectation ont droit à un voyage jusqu’au nouveau lieu d’affectation, tel que précisé dans la décision de fin de mission.

Pour les enfants ayants droit de moins de 20 ans, le voyage peut être pris par anticipation, avant la date de fin de mission de l’agent.

Le voyage ne peut s’effectuer qu’avant la date de fin du contrat.

N.B : si l’agent est affecté dans un des pays concernés par le dispositif de déconcentration des voyages, la prise en charge du voyage est effectuée par l’établissement mutualisateur du pays.

Quelles sont les conditions requises pour le voyage de congés administratifs ?

Conformément à la décision de congés établie par le bureau des voyages et missions de l’AEFE, l’agent bénéficie pour lui-même et sa famille d’un voyage aller-retour entre son lieu d’affectation et son lieu de résidence habituelle en France dès lors qu’il a accompli le temps de séjour prévu par l’arrêté du 6 février 2017 (une, deux ou trois années scolaires complètes).

L’adresse de congé en France, indiquée sur la décision de congés, est celle mentionnée sur le bulletin annuel de renseignements transmis par l’agent au bureau de la gestion administrative et financière de la DRH de l’AEFE. Elle devra être systématiquement respectée lors de la mise en place du voyage (directement par l’AEFE ou dans le cadre d’un préfinancement par l’agent).

Les voyages de congés ne peuvent pas être anticipés.

A contrario, le report des droits à la prise en charge d’un voyage de congés est admis jusqu’au 31 décembre de l’année N pour les pays en rythme Nord et jusqu’au 30 juin de l’année N+1 pour les pays en rythme Sud.

Les ayants droit de l’agent bénéficiant d’un droit à la prise en charge d’un voyage de congés tenus de résider en France pour des raisons de santé, sécurité, scolarité ou professionnelles, peuvent bénéficier de la prise en charge d’un voyage dans le sens France/étranger/France.

N.B : si l’agent est affecté dans un des pays concernés par le dispositif de déconcentration des voyages, la prise en charge du voyage est effectuée par l’établissement mutualisateur du pays.

Comment mon voyage va-t-il s’organiser ?

En premier lieu, l’agent doit adresser au BVM sa demande de mise en place du voyage.

L’AEFE met à la disposition des agents des billets d’avion prépayés, établis dans le cadre d’un marché public passé avec un prestataire de voyages. La mise en place de ces billets s’effectue toujours en classe économique.

Le prestataire de voyage recherche alors les plans de vol de différentes compagnies répondant au double critère de la voie la plus directe et la plus économique.

Le choix final du vol (et en particulier de la compagnie de transport) s’effectue par le BVM dans le respect du marché public et l’agent reçoit directement son billet électronique. 

Les frais de transport de pré et post-acheminement, entre le domicile et l’aéroport, sont également pris en charge par l’AEFE.

Et si je souhaite préfinancer mon voyage ?

Certaines dérogations à la délivrance d’un billet prépayé peuvent être autorisées (raisons médicales, voyage avec un animal domestique…). Le préfinancement est accordé uniquement par la responsable du BVM sur demande préalable (formulaire de demande d’autorisation de préfinancement).

Dans ce cas, le remboursement s’effectue dans la limite du coût du billet qui aurait été mis en place par l’AEFE, ce montant étant indiqué sur l’accord de préfinancement.

Lorsque l’agent est autorisé à effectuer son voyage de changement de résidence au moyen de son véhicule personnel, il peut prétendre à un remboursement forfaitaire des frais engagés. Ce forfait correspond à 50 % du coût du voyage par la voie la plus directe et la plus économique.

Les animaux de compagnie sont-ils prévus dans la prise en charge des voyages ?

Le voyage des animaux domestiques est exclusivement à la charge matérielle et financière de l’agent. Le BVM ne peut en effet garantir la prise en charge des animaux par les compagnies aériennes proposées par le prestataire de voyage.

Quels autres frais liés à mon changement de résidence sont-ils pris en charge ?

À l’occasion de la nomination, l’AEFE assure le remboursement des frais de voyage suivants :

  • Frais administratifs liés à l’établissement du passeport ou du visa, ainsi que permis de travail et de résidence de l’agent et de sa famille (hors frais de transport).
  • Frais médicaux (visite médicale obligatoire) et frais de vaccination obligatoire (fièvre jaune uniquement).

Je suis affecté(e) dans un pays concerné par le dispositif de déconcentration des voyages. Qui gère mon dossier de voyage ?

Le BVM de l’AEFE assure la prise en charge des frais de voyage à l’occasion de la nomination uniquement.

Le BVM prend également en charge le versement de l’indemnité de changement de résidence (ICR) à l’occasion de la nomination mais aussi de la fin de mission.

Les autres voyages (congés, fin de mission et déplacements temporaires) sont pris en charge par l’établissement mutualisant les frais de voyage du pays. Voir le tableau des pays.

Je dois me rendre en France pour un concours ou un entretien de recrutement AEFE: qui prend en charge mon déplacement ?

L’agent peut prétendre à la prise en charge des frais de transport, conformément à l’article 6 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, pour se présenter aux épreuves d’admissibilité ou d’admission d’un concours, à un examen professionnel ou à un entretien de sélection organisé par l’AEFE. Un formulaire de demande de prise en charge est à adresser, selon les lieux, à l'établissement mutualisateur ou au BVM de l'AEFE. 

Ces frais ne peuvent être pris en charge que pour un aller-retour par année civile. À titre dérogatoire (en cas d’épreuves d’admissibilité puis d’admission), une seconde prise en charge est possible.

Attention, le CAFIPEMPF et les certifications complémentaires n’entrent pas dans le champ d’application du décret.

Qui dois-je contacter pour tout renseignement lié à mon voyage ?

Le bureau des voyages et missions (BVM) de l’AEFE peut être joint par :

  • téléphone : 02 51 77 29 03
  • par courrier :

AEFE
Bureau des voyages et des missions
1 allée Baco
BP 21509
44015 NANTES CEDEX 1

Quels sont les textes réglementaires qui régissent les dispositifs de voyages ?